Wydajność (efektywność) pracy kierowniczej. Organizacja pracy z dokumentami. Organizacja i prowadzenie spotkań biznesowych. Organizacja przyjmowania zwiedzających

Praca zarządcza – specyficzny rodzaj działalności produkcyjnej. Przedmiotem pracy kierowniczej jest osoba i jej działania, a bezpośrednim celem jest skoordynowanie wysiłków zespołu, aby zapewnić jego skoordynowane działanie w osiąganiu założonych celów.

Skuteczność (wydajność) pracy menedżerskiej w dużej mierze zależy od osobistych cech biznesowych lidera i jego umiejętności wykorzystania istniejących metod organizacji pracy z zespołem.

Organizacja osobistej pracy szefa i podporządkowanie mu specjalistów powinna zaczynać się od opisu ich pracy i umieszczać ten opis w opisach stanowisk. Opis stanowiska w aparacie kontrolnym musi zawierać cztery elementy:

  • lista zadań (funkcji) dla których rozwiązania istnieje lub tworzy miejsce pracy;
  • opis obowiązków przypisanych pracownikowi i wynikających z zadań (funkcji) w miejscu pracy;
  • opis praw i uprawnień zapewniających realizację zadań (funkcji) i odpowiedzialności;
  • odpowiedzialność poniesiona w przypadku niewykonania obowiązków i przekroczenia uprawnień.

Organizacja dnia pracy kierownika musi być zgodna z podstawową zasadą: „Praca powinna podlegać mnie, a nie odwrotnie”.

Ważne jest, aby każdy menedżer znalazł swój własny styl. Dla niego ten styl jest najlepszy. L. Seivert podaje 25 zasad organizacyjnych w aspekcie czasowym, które dzieli na trzy grupy:

  • początek dnia (1) – (8),
  • główna część dnia (9) – (20),
  • koniec dnia (21) – (24).

Zasady rozpoczynania dnia.

1. Zacznij dzień w pozytywnym nastroju.

Postaraj się znaleźć dobry początek każdego dnia, ponieważ nastrój, z jakim zaczynasz zadania, które masz do wykonania, jest ważny dla sukcesu i porażki.

2. Zjedz dobre śniadanie bez pośpiechu do pracy.

Bez snu, niechętnie, bez normalnego śniadania, jak najszybciej do pracy – ten start łatwo może zrujnować Ci dzień. Pozwól sobie na dobre śniadanie (to ładunek energii na cały dzień!) I jedź, jeśli to możliwe, bez pośpiechu do pracy. Nie trzeba dodawać, że nie ma na to czasu.

3. Rozpocznij pracę, jeśli to możliwe, w tym samym czasie.

Człowiek jest więźniem swoich nawyków. Dlatego dla wielu bardzo ważne jest, aby być w pracy o określonej godzinie. Dzięki temu będziesz w stanie utrzymać „w formie” i rozpocząć pracę o tej samej porze dnia.

4. Sprawdzenie planu dnia.

Przejrzyj swój plan sporządzony dzień wcześniej, oceń ważność i pilność ustalonych zadań i celów dnia, dokonaj niezbędnych korekt.

Sformułuj realistyczny plan na cały dzień!

5. Na początek – kluczowe zadania.

Odnoszący sukcesy menedżerowie czytają swoją korespondencję nie w pierwszej kolejności, ale dopiero po wykonaniu szeregu ważnych zadań. Przychodząca codzienna poczta rzadko dotyczy spraw, które należy załatwić w trybie pilnym.

Zacznij więc od najważniejszych zadań dnia przed przeczytaniem gazet, korespondencji i. jeśli to możliwe, przed rozpoczęciem dnia pracy Twoich współpracowników i podwładnych!

6. Zacznij bez „bujania”.

Zrezygnuj z takich porannych rytuałów jak wielokrotne pozdrowienia, dyskusja na temat najnowszych wiadomości czy wczorajszego programu telewizyjnego. Przełóż te kontakty towarzyskie na mniej stresujący czas, po obiedzie. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na dalsze, rozpraszające i nieprzewidziane rzeczy.

7. Uzgodnij plan dnia z sekretarką.

„Dobra sekretarka podwaja wydajność swojego szefa. Zła sekretarka zmniejsza ją o połowę” (Thomas Conellan).

Twoja sekretarka jest Twoim ważnym partnerem, jeśli chodzi o tworzenie optymalnych warunków dla Twojego biznesu. Musisz poświęcić na to pierwszą porę dnia pracy, nawet jeśli jest to kilka minut. Uzgodnij z nim wszystkie terminy, priorytety i cele dnia. Wtedy będzie działać wydajniej i zmniejszy obecność zbędnych przeszkód dla Ciebie.

8. Rano zajmować się złożonymi i ważnymi sprawami.

Po wykonaniu głównego zadania dnia przejdź do kolejnych najważniejszych zadań. W końcu będziesz tak zajęty bieżącymi sprawami i wszelkiego rodzaju rozproszeniami, że prawdopodobnie nie będziesz w stanie poświęcić wystarczająco dużo czasu na ważne sprawy. Zaczynając od najtrudniejszych i najważniejszych zadań, będziesz w stanie wykonać to, co najważniejsze.

Zasady dotyczące przebiegu dnia.

9. Dobre przygotowanie do pracy.

Potrzeba i korzyści z odpowiedniego przygotowania do pracy (PR) w miejscu pracy nie budzi wątpliwości. Przy pomocy dobrego przygotowania do pracy można znaleźć dodatkowe znaczne rezerwy racjonalizacji i zaoszczędzić całkowity czas poprzez skrócenie czasu realizacji. Skróć własne godziny pracy, przygotowując się do pracy i planując.

10. Wpływać na ustalanie terminów.

Ustalone wcześniej terminy są często akceptowane bezwarunkowo. Omawiając terminy, które nie pasują do twoich planów, spróbuj dostosować się do swoich zainteresowań i „targować się” o alternatywy. Jeśli chodzi o spotkania cykliczne (codzienne lub cotygodniowe), zwróćcie przede wszystkim uwagę na to, by wybrano dogodny dla nich termin.

11 . Unikaj działań powodujących luz.

Aktywni i komunikatywni liderzy mają tendencję do radzenia sobie z nowymi i nowymi rzeczami, problemami, pomysłami, a tym samym powodują odpowiednią reakcję na swoje działania, a wraz z tym negatywne konsekwencje dla harmonogramu.

Przejrzyj wszystkie promocje (terminy, wizyty, rozmowy telefoniczne, listy itp.) pod kątem ich potrzeb i bezpieczeństwa informacji zwrotnych.

12. Odrzuć wszelkie dodatkowe pilne problemy.

W każdym przedsiębiorstwie, w każdym oddziale zachodzą pilne okoliczności lub nieprzewidziane sytuacje.

Zawsze pamiętaj, że rozproszenie uwagi spowodowane pilnymi okolicznościami prowadzi do zapomnienia na mniej lub bardziej zaplanowanych ważnych zadań oraz dodatkowych kosztów czasu i pieniędzy. Spróbuj, jeśli to możliwe, odrzucić dodatkowe pilne sprawy. Sprawdź przypadki według następujących kryteriów:

  • Jakie koszty będziesz musiał wziąć pod uwagę, jeśli odłożysz tę lub inną sprawę lub nie zrobisz nic?
  • czy Twoje osobiste zaangażowanie jest konieczne?
  • Czy można rozwiązać problem w inny sposób, powierzając go innej osobie?

13. Unikaj nieplanowanych, impulsywnych działań.

Jeśli chcesz zrobić coś innego podczas pracy (zadzwoń do kogoś), zastanów się dokładnie, czy to odwrócenie uwagi jest konieczne w Twojej obecnej pracy, czy też ma to znaczenie. Z reguły impulsywne odstępstwo od opracowanego planu zmniejsza produktywność, ponieważ nie są przestrzegane ustalone priorytety.

Ale często zdarza się, że wykonując zadania natrafiasz na ciekawy pomysł lub ważną informację. W takim przypadku zrób krótką notatkę i przetwórz ją później, w bardziej dogodnym czasie.

14. Zatrzymaj się w czasie, utrzymuj miarowe tempo.

Pomyśl o przerwach nie jako o marnowaniu czasu, ale o doładowaniu energii podczas odpoczynku:

  • Zapewniaj regularne, ale krótkie przerwy.
  • Odprężając się, staraj się poruszać, w miarę możliwości dostarczając organizmowi tlenu.
  • Podczas dłuższych przerw zwiększaj swoją wydajność w ramach codziennego programu treningowego.
  • Rób przerwy podczas spotkania.

15. Małe zadania jednorodne – do wykonania w seriach.

W wyniku rozmów telefonicznych, wiadomości, nieprzygotowanych spotkań i czytania korespondencji traci się dużo czasu. Zajmuj się rutynową pracą i tak zwanym drobiazgiem, łącząc jednorodne zadania w bloki pracy.

Ta metoda ma tę zaletę, że odpowiedni trening przeprowadzasz tylko raz, a następnie przez pewien czas wykonujesz jednorodną czynność. Dzięki koncentracji i ciągłości procesu oszczędzasz czas. Sześć bloków po 10 minut. dyktowanie listów, rozmowy telefoniczne, krótkie spotkania zajmują, paradoksalnie, więcej czasu niż jeden blok w 60 minut.

Zbierz również w jednym bloku wszystkie materiały do czytania, które wystarczy przejrzeć.

Jednostka pracy nie powinna być zbyt długa (od 30 do 60 minut), w przeciwnym razie telefon będzie długo zajęty.

Nawet jeśli wygrasz pojedyncze minuty, są to pół godziny lub godzina dziennie!

16. Racjonalnie uzupełnij to, co zostało rozpoczęte.

Oderwanie się od głównego zadania „kosztuje” dużo czasu, bo przed powrotem do niego trzeba powtórzyć to, co już zostało zrobione. Ze względu na naruszenie systematycznej pracy możliwości kreatywności i rozwiązywania problemów są znacznie ograniczone.

Unikaj „skoków w pracy” i zawsze staraj się dokończyć to, co zacząłeś. Przeznacz wystarczająco dużo czasu na pracę, w przerwach lub w ostatnich minutach przed wstaniem od stołu, zaplanuj zadanie, które możesz wykonać na czas. który pozostał.

Jeśli musisz przerwać pracę, napisz krótko pomysły, których nie zdążyłeś zrealizować, sugestie ich rozwiązania i wszystko inne, co pomoże Ci jak najszybciej przywrócić niedokończony biznes.

17. Stosuj przedziały czasowe.

Nie pozostawiaj niewypełnionych nieplanowanych okresów oczekiwania. Wykorzystaj również ostatnie minuty przed przerwą obiadową lub przed końcem pracy na czynności przygotowawcze, zaplanowane lub rutynowe.

Zadaj sobie „tymczasowe” pytanie Lacaine’a: „Jak mogę wykorzystać te minuty na swoją korzyść?”

18. Pracuj antycyklicznie.

Jeśli to możliwe, wykonuj ważne zadania rano. Korzystne jest pogodzenie się z nimi, zanim u innych pracowników nastąpi szczyt aktywności i napięcie w pracy osiągnie swój szczyt. Weź pod uwagę w swojej codziennej rutynie okresy spokoju i „niepokoju”.

Im bardziej zwracasz uwagę na nawyki zawodowe swoich współpracowników i kłopoty biznesowe, tym mniejsze ryzyko podejmowania spontanicznych decyzji i tym mniej będziesz rozpraszał się w pracy.

Z tego powodu działają antycyklicznie, tj.:

  • w spokojniejszy poranek spróbuj rozwiązać najważniejsze z zaplanowanych zadań:
  • wykorzystać okres „niespokojny” do wykonywania mniej ważnych zadań, czyli zgodnie z planem „w rezerwie” (40% czasu);
  • nie zaczynaj patrzeć na pocztę rano, odłóż ją na później;
  • postaraj się przyjść wcześniej rano i wyjść wcześniej wieczorem.

19. Wytnij ciszę.

Wykonywanie ważnych zadań wymaga spokojnej atmosfery – to alfabetyczna Prawda. Ale jak to wdrożyć? Dobrze sprawdziła się dzienna rezerwacja jednej cichej lub zamkniętej godziny, w której nikt nie będzie mógł Ci przeszkadzać. Więc. Sam określasz czas – być może najważniejszy dla Ciebie.

Czas dla siebie (1 rok)!

Uwzględnij ten czas w swoim dziennym planie, ponieważ przeznaczasz czas na spotkania lub wizyty gościa. Wykorzystaj ten czas na ważne (ale nie pilne), długoterminowe sprawy, na podniesienie swoich umiejętności lub na inne zadania, które często toną w zgiełku dnia.

Chroń się w tym czasie przed światem zewnętrznym – lepiej z pomocą sekretarki lub po prostu zamknij drzwi, ostrzegając, że Cię tam nie ma.

20. Kontroluj czas i plany.

Podczas spotkań i innych działań często najpierw spędza się czas, a w ostatnich 20% czasu omawia się 80% zagadnień, które należy rozważyć.

Sprawdź swoje plany na dany dzień pod kątem wykonanych zadań, ustalając nowe priorytety. Test jest niezbędny, aby dostosować się do nowych warunków, które pojawiają się w ciągu dnia.

Zasady zakończenia dnia roboczego.

21. Zakończ niedokończoną sprawę.

Postaraj się zakończyć wszystkie małe rzeczy, takie jak przeglądanie korespondencji, dyktowanie listów i notatek, w jeden dzień. Jakiekolwiek opóźnienie w ich realizacji może prowadzić do dodatkowych kosztów pracy, gdy masz do czynienia z niedokończonymi sprawami i wyeliminuje powstałe blokady.

22. Kontrola wyników i samokontrola.

Porównanie ilości pracy. która jest zaplanowana w Twojej codziennej rutynie, faktycznie biorąc pod uwagę cele i odstępstwa od nich, jest ważną częścią organizacji pracy jako niezależna funkcja samozarządzania.

23. Zaplanuj na następny dzień.

Przygotuj plan na następny dzień poprzedniego wieczoru!

24. Dom – w dobrym nastroju.

Ciesz się zasłużonym odpoczynkiem po ciężkim dniu pracy! ciesz się drogą do domu. Spróbuj trochę, ale ćwicz regularnie. 10 minut ćwiczeń na świeżym powietrzu każdego dnia, zdaniem lekarzy, wystarczy, aby w jakiś sposób utrzymać kondycję fizyczną.

25. Każdy dzień powinien mieć swoją kulminację.

Każdy dzień spędzony, jeśli to możliwe, powinien być całym dniem udanym. Eksperci stwierdzili, że wydajność każdej osoby będzie podlegać pewnym wahaniom, które występują w naturalnym rytmie. Mówi się o „porannym człowieku” lub „skowronku” i „wieczornym człowieku” lub „sowie” dopiero bliżej południa, najlepiej sprawdzają się wieczorami (do późnych godzin nocnych).

Bezwzględne wartości szczytowej i malejącej produktywności różnią się indywidualnie, ale to, co łączy wszystkich ludzi, to względne, rytmiczne wahania!

Fazom większej aktywności towarzyszą dwugodzinne przerwy, podczas których organizm pracuje w „trybie ekonomicznym” i nie powinien być przeciążony.

Szczyt wydajności występuje zwykle rano, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce są najbardziej aktywne. Ten poziom nie jest już osiągany w ciągu dnia. Dlatego zadania priorytetowe należy wykonywać na początku dnia.

Po obiedzie, kiedy jelito cienkie aktywnie pracuje, występuje znany spadek wydajności, który wielu chce przezwyciężyć pijąc kawę. W tej chwili nie musisz pracować wbrew swojemu rytmowi. Lepiej zrelaksować się przy filiżance herbaty, a przerwę wykorzystać na kontakty towarzyskie i rutynowe czynności.

Każdy z nas może dostosować się do tych wahań zdolności do pracy. Nie próbuj działać wbrew swojemu naturalnemu rytmowi dnia (który możesz zmienić, choćby nieznacznie), ale stosuj te prawa w swojej codziennej rutynie!

Z naruszeniem rytmu dobowego dochodzi do niedoborów, błędów w pracy, wypadków. Zbadano, że największa liczba wypadków w nocy ma miejsce między godziną 2 a 4:00.

Każdy z nas ma mniej lub bardziej znaczące odchylenia od normy w indywidualnym harmonogramie. Środki takie jak kawa, herbata, nikotyna lub leki mogą przyspieszyć wstawanie, ale wtedy nastąpi głębszy spadek.

Zgodnie z wahaniami wydajności naprzemiennie stresuj, odpowiedzialne czynności i mniej ważne i stresujące czynności i mniej odpowiedzialne rzeczy.

Codziennie rób coś, aby zachować formę (ćwiczyć, uprawiać sport). Zawsze pamiętaj, że wraz z umiejętnością pracy zmienia się jakość Twojej pracy.

Najważniejsze zadania i te, które wymagają największej koncentracji, powinny znajdować się w najwyższym punkcie harmonogramu produktywności, w najlepszym czasie.

Pracuj i żyj nie wbrew rytmom biologicznym, ale zgodnie z nimi.

Organizacja pracy z dokumentami

Wśród najbardziej czasochłonnych prac jednym z wiodących miejsc jest praca z dokumentami. Mimo innowacji inżynieryjnych i technologicznych nie dają one dziś znaczącego zmniejszenia złożoności dokumentowania pracy zarządczej. Zdaniem ekspertów pracownicy kadry kierowniczej poświęcają na pracę z dokumentami od 30 do 70% czasu pracy.

Dokumentacja to proces badania ilości danych wejściowych i przygotowania informacji wyjściowych na podstawie pism, rozkazów, dyrektyw itp. Z powodu znacznych niedociągnięć w technologii dokumentacji występuje przeciążenie pracowników (np. gdy kierownik stara się być świadomy wszystkich zagadnień i stara się zawrzeć wszystkie informacje, jego miejsce pracy staje się „wąskie” w wyszukiwaniu informacji).

Jakie są sposoby na usprawnienie pracy menedżera z dokumentami?

Pierwszym sposobem jest skorzystanie przez kierownika z trybu „filtrowania” dokumentów przychodzących, czyli wybranie tylko tych, co do których decyzję może podjąć tylko on sam. Wstępna dystrybucja przychodzącej dokumentacji przez adresata powinna odbywać się w biurze lub sekretariacie kierownika zgodnie z funkcjami i rodzajami pracy w kadrze kierowniczej.

Drugi sposób – polega na usprawnieniu pracy z dokumentami źródłowymi. Zarządca powinien w miarę możliwości delegować prawo do podpisywania dokumentów odpowiednim wykonawcom, oczywiście w ramach obowiązującego ustawodawstwa, zgodnie z racjonalnym podziałem praw i obowiązków między nimi. W tym przypadku osiąga się podwójny efekt: zwolni czas na inną ważną pracę, a tym samym zwiększy inicjatywę podwładnych.

Trzeci sposób – usprawnienie pracy z dokumentami – to zwiększenie szybkości indywidualnej pracy z nimi szefa. Aby to zrobić, musi posiadać techniki szybkiego (dynamicznego) czytania. Dla szefa nowoczesnej produkcji ta potrzeba pojawiła się od dawna. Badania pokazują, że powolne czytanie spowodowane jest wieloma przyczynami, które zostaną omówione w temacie „Rozwój zarządzania osobistego”.

Organizacja i prowadzenie spotkań biznesowych

Spotkania biznesowe to celowa forma komunikacji w celu podejmowania decyzji w oparciu o analizę opinii i wypowiedzi ich uczestników. Są to spotkania, spotkania, rozmowy biznesowe i negocjacje.

Menedżerowie i specjaliści spędzają 20-30% czasu pracy na spotkaniach biznesowych. Doświadczenie pokazuje jednak, że dziś spotkania biznesowe nie zawsze przynoszą oczekiwany efekt ze względu na niewłaściwą organizację i technologię (* nieprzygotowanie, * duża liczba uczestników, * nierozsądna długość raportów, * niezadowalający projekt, itp.).

Jaka jest treść racjonalnej organizacji i prowadzenia spotkań biznesowych? Organizacja obejmuje opracowanie planu spotkania, dobór uczestników, wybór miejsca i czasu. Prowadzenie spotkania biznesowego polega na ustaleniu stylu jego przebiegu i czasu trwania.

Plan spotkań biznesowych powinien być opracowany na określony okres (miesiąc, kwartał, rok), uzgodniony ze wszystkimi zainteresowanymi służbami i urzędnikami, zatwierdzony przez kierownika i przesłany do wszystkich działów. Już sama ta operacja pozwala regulować częstotliwość spotkań, czas ich trwania, a także usuwa problem pilności zwołania i braku informacji uczestników. Oczywiście spotkania mogą być zwoływane nagle, ale ich liczba powinna być bardzo mała. Ponadto plan powinien zawierać listę zagadnień do omówienia podczas spotkania.

Przygotowując się do spotkania należy dokładnie określić skład jakościowy i ilościowy jego uczestników. Na przykład w spotkaniu powinny wziąć udział osoby najbardziej kompetentne w jego temacie. Nie musi to być kadra kierownicza wysokiego szczebla. Zamiast tego można zaprosić specjalistów, którzy odpowiadają za określony obszar pracy, co nie umniejsza autorytetu szefa. Wręcz przeciwnie, nowoczesny styl przywództwa polega na tym, że lider otacza się wykwalifikowanymi profesjonalistami, którzy są w stanie wziąć odpowiedzialność za decyzje w ramach swoich kompetencji.

Przygotowując spotkanie biznesowe ważne jest poinformowanie uczestników o agendzie, tematach referatów, rozpowszechnienie listy prelegentów na 2-5 dni przed rozpoczęciem spotkania poprzez zapowiedź telefoniczną lub w inny sposób. Oszczędza to dużo czasu podczas spotkania:

  • Czy cele są jasno określone i czy istnieje potrzeba spotkania?
  • Czy zaproszone osoby są kompetentne i czy dotrzymają ustalonych terminów spotkania?
  • Czy można zastąpić uczestnika bez narażania efektywności spotkania?
  • Jak formułowane są poszczególne punkty agendy i ile czasu poświęca się poszczególnym sprawom?
  • Jakie materiały są potrzebne do przygotowania, spotkań?
  • Do jakich ról powinni przygotować się poszczególni uczestnicy (przemówienie wprowadzające, raport)?
  • Czy wszystkie zaproszenia zostały wysłane na czas (około 5 dni)?
  • Kto będzie pełnił funkcję przewodniczącego, sekretarza odpowiedzialnego za wykonanie decyzji?
  • Czy lokal i odpowiedni sprzęt są przygotowane.

Po etapie organizacyjnym spotkania biznesowego możesz zacząć je prowadzić. Będzie tym skuteczniejsze, im trafniej zostanie wybrany przewodniczący, który określi styl pracy i regulamin.

Styl pracy to forma spotkania (rozmowa, „burza mózgów” itp.).

Regulaminem jest czas przeznaczony na całe spotkanie, indywidualne wystąpienia-relacje oraz debaty i dyskusje. Czas trwania spotkania powinien być ustalony nie dłuższy niż 120 minut z jedną przerwą po pierwszej godzinie pracy 5-10 minut. Wynika to z optymalnego czasu aktywności umysłowej ludzi, który wynosi średnio 40-45 minut. Badania pokazują, że aktywność uczestników spotkania wzrasta w ciągu 45 minut. W okresie od 45 do 90 minut stabilizuje się, a od 90 do 120 minut występuje negatywna aktywność uczestników.

Spotkania biznesowe (spotkania) lepiej organizować w godzinach popołudniowych, co zachęci uczestników do szybkiej i efektywnej pracy, aby nie spać do późna. Jak już wspomniano (patrz rys. 12.1) Człowiek ma dwa szczyty zwiększonej zdolności do pracy w ciągu dnia: pierwszy – od około 9 do 12-13 godzin, a drugi – od 16 do 18 godzin. Znajduje się w drugim szczycie i wskazane jest organizowanie spotkań.

Jeśli chodzi o częstotliwość spotkań, lepiej jest organizować dwa spotkania w tygodniu po pół godziny, niż jedno trwające godzinę.

Wystąpienia i referaty trwają z reguły 10-25 minut, a wystąpienia w debatach – do 3 minut. Jeśli będzie więcej czasu, prelegenci mogą powtórzyć swoje przemyślenia, odejść od omawianego tematu. Każdy mówca musi ściśle przestrzegać zasad, niezależnie od rangi.

W celu zapewnienia konieczności ścisłego przestrzegania zasad spotkań biznesowych, warto każdorazowo kalkulować ich cenę. Definiuje się go następująco:

  • liczba uczestników i czas trwania są stałe. spotkania;
  • ustalana jest stawka godzinowa jednego uczestnika;
  • cena jest kalkulowana.

Cena C obliczana jest według wzoru:

C = N.T. (1 + I). Zser. / Cer.,

gdzie H to liczba uczestników;

T – czas trwania w godzinach;

Oraz – wskaźnik ukrytych strat związanych z udziałem w spotkaniu (spotkaniu);

Zser. – średnie miesięczne wynagrodzenie uczestnika spotkania (spotkania);

Cer. – średnia liczba godzin pracy uczestnika spotkania w miesiącu.

Musimy zawsze pamiętać, że umiejętność wypowiadania się publicznie – jedna z integralnych cech zdolnego menedżera. Dlatego musisz pielęgnować zwięzłość, umiejętność krótkiego formułowania swoich myśli, a do tego musisz dobrze znać omawiany problem.

Omówienie spotkań biznesowych kończy się podjęciem decyzji, które są odnotowywane w protokołach. Doświadczenie pokazuje, że jeśli w wyniku np. spotkania nie zostanie wydany żaden dokument polityczny, jeśli kontrola nad wdrażaniem decyzji jest słabo ugruntowana, potrzeba jej pojawienia się ponownie.

Materiały na spotkanie powinny być:

  • jasno i zwięźle: zawierać tylko fakty;
  • zawierać jak najwięcej obrazu graficznego (jeśli to konieczne);
  • na ich czytanie należy poświęcić maksymalnie 0,5 godziny;
  • nie zawierają linków.

Tylko przy spełnieniu tych wymagań organizator może mieć pewność, że materiały zostaną przeczytane, długie relacje, „cmentarz numerów” są niezgodne.

Organizacja przyjmowania zwiedzających

Na przyjęciach dla zwiedzających kierownik ma możliwość uzyskania cennych informacji o samych zwiedzających oraz o stanie rzeczy na terenach, na których pracują. Ponadto przyjmowanie zwiedzających w sprawach osobistych odzwierciedla pełnienie przez szefa społecznej roli organizacji lub przedsiębiorstwa, które reprezentuje.

Decydując się na organizację przyjęcia zwiedzających należy pamiętać o jednej ważnej zasadzie: czas zwiedzającego jest nie mniej cenny niż czas pracownika kadry zarządzającej. Zgodność z tą zasadą ułatwiają:

  • ustalenie określonych dni i godzin przyjmowania gości w sprawach biznesowych;
  • Kwestie osobiste;
  • informowanie odwiedzających.

Przyjęcie gości biznesowych powinno być ustawione w tygodniu pracy w określonych godzinach, na przykład po przerwie obiadowej. Czas przyjmowania gości w sprawach osobistych najlepiej określają dni tygodnia, dzieląc te obowiązki między posłów. Lepiej zrobić to również po południu.

Ich serwis informacyjny odgrywa ważną rolę w poprawie praktyki przyjmowania gości. Odwiedzający muszą jasno wiedzieć, do kogo powinni zwrócić się w określonych sprawach, mieć istotne informacje o postępie produkcji, jej perspektywach, własnych możliwościach rozwoju i tak dalej. Powinni otrzymywać te i inne informacje o podobnej treści z ogłoszeń, gazetek ściennych, zamówień itp. Wtedy nie będą musieli odwiedzać liderów w tych sprawach.

literatura

  1. BM Andruszkowa Kuźmin OE Podstawy zarządzania. -Lwów .: „Świat”, 2005.
  2. Vesnin VR Zarządzanie dla każdego. – M .: „Wiedza”, 2004.
  3. Mescon M.H. Podstawy zarządzania. – M.: 2000.
  4. Gerchikova IN Kierownictwo. – M .: „Jedność”, 1999.
  5. Mescon M.H. Albert M. Hadoury F. Podstawy zarządzania. -M .: „Delo”, 2007.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.